「電話対応が苦手すぎる…」っていう社会人ために電話対応の攻略法を解説します

こんにちは、saiです。
先日、次のようなポストをしました。

今の若手サラリーマンって電話苦手な人が多いんですね。僕も電話苦手だったので気持ちはすごいわかります。

若手社会人の7割が“電話恐怖症”…発言を削除できないことやタイパ意識が関係?苦手な理由を調査した企業に聞いた(FNNプライムオンライン)#Yahooニュースhttps://t.co/tSXNg2zzQY

— sai🦏 (@sailabo202210) November 30, 2023

今の若手サラリーマンって電話苦手な人が多いんですね。僕も電話苦手だったので気持ちはすごいわかります。 若手社会人の7割が“電話恐怖症”…発言を削除できないことやタイパ意識が関係?苦手な理由を調査した企業に聞いた(FNNプライムオンライン) #Yahooニュース

若手の社会人にありがちな電話対応への苦手意識…。
僕自身、若い頃は電話対応が苦手すぎたのでこういった人たちの気持ちは痛いほどわかります。

しかし仕事上での電話対応は社会人には欠かせないもの。
社会人のように組織に所属して仕事をしていると「電話の対応が苦手すぎる…」なんて言っていられない。
言っているとそのうち上司や先輩から相手にされなくなってしまいます。

その苦手意識を克服することで、自信を持ち、円滑なコミュニケーションを築いていくことが可能になります。
そこで今回はサラリーマン歴10年以上の僕が電話が苦手な方のために「電話対応が苦手すぎる社会人へ電話の攻略法」を解説行きたいと思います。

ちなみにこの記事を書いている僕はサラリーマン歴10年以上のそこそこベテラン社会人。
これまでの培ってきた電話対応の基礎を僕の経験からわかりやすく解説。
難しいことは一つもないので、新社会人の方でも再現性のある話になっているかなと。

ちなみにこの記事を読んでいる人はこちらの「【嫌な職場から逃げたい】仕事のプレッシャーから逃げるなら転職が一番現実的なので解説します」も参考にしています。

そもそもどうして社会人には電話対応が重要なのか？【電話苦手すぎるからやめてほしい…】

そもそもどうして社会人には電話での対応が必要になってくるのか？

その答えは簡単で「ビジネスは人とのコミュニケーションで成り立っているから」です。
なので逆に言うと「電話」はあくまでも一つのツールということ。

ここをはき違えると「電話さえできれば最強」みたいなくだらない人間になってしまいます。

ただ、こういう人が出てくる以上、電話を苦手なままにしておくのは正直まずい…。
得意とは言えなくても、苦手意識ぐらいはなくしておくべき。
その方が余計なストレスもかからず、健康的なれます。

「電話対応が苦手すぎる…」と言ってもその原因はいろいろある

一言で「電話対応が苦手すぎる…」と言ってもその原因はいろいろあるはずです。
よくある原因は次のようなものが多い気がします。

「電話対応が苦手すぎる…」って人の悩みを集めてみました

実際に電話が苦手な人の声を集めてみました。
すると次のようなものが多かったです。

「電話対応が苦手すぎる…」って人の悩み：その１

「電話対応が苦手すぎる…」って人の悩み：その２

「電話対応が苦手すぎる…」って人の悩み：その３

こんな感じ。
他にもいろいろな不安を抱えている人がいると思います。

ただ、次の方法を使えばこのあたりの不安ぐらいなら解消できると思います。
その方法とは「オウム返し」です。

電話対応が苦手すぎるって人のための電話攻略法：オウム返しテクニック

電話対応が苦手すぎるって方にとって、会話は時折ストレスや不安を引き起こすもの。
しかし、その不安を払拭し、自信をつけるためには、いくつかのテクニックが役立ちます。

その中でも「オウム返し」のテクニックは非常に有効です。
このテクニックをマスターすることで、電話での相手とのコミュニケーションは比較的円滑にすることが可能になります。

電話対応における「オウム返し」とは？【これで苦手意識を改善】

オウム返しは、相手の言葉をそのまま返すテクニックです。

これにより、相手が自分の言葉を認識し、理解されていると感じることができます。
電話中に相手の発言を繰り返すことで、以下のような効果が期待できます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

電話対応におけるオウム返しテクニックのメリット１：コミュニケーションの円滑化

オウム返しにより、会話がスムーズに進みます。

相手とのコミュニケーションが円滑に行われることで、電話が苦手な人でも簡単に相手に安心感を与えることができます。
例えば次のような感じですね。

皆さんも心理学の豆知識として「ミラーリング」と言う言葉を聞いたところがあるって人も多いはず。
オウム返しも、この「ミラーリング」に似た効果が得られるのだと思います。

ミラーリング効果は電話対応以外にも効果あり！

ちなみにミラーリング効果などはモテるための会話テクニックでもかなり使えるテクニックだったりします。
もし「自分みたいなコミュ障ってどうやって他人と会話すればいいの…」って人はこちらの記事を参考にしてみてもいいかもしれません。

電話対応におけるオウム返しテクニックのメリット２：自信を付けることができる

相手の発言を正確に返すことで、自分の理解力や聞き取り能力を実感するできます。
これが自信の構築に繋がります。

自信があるのとないのでは仕事の内容にかなり差が出てきたりします。
例えば次のような場面とかは簡単に想像できそうな例です。

自信のある人の場合

自信のない人の場合

こんな感じで自信のある人とない人では成果にかなりの差が出てきやすいです。

これはほんの一例ですが、電話対応が苦手すぎるって人は自信もないって人が多いのでまずはオウム返しテクニックでコミュニケーションに磨きをかけていきましょう。
それが社会人として成長するための第一歩かもしれません。

電話対応におけるオウム返しテクニックのメリット３：相手をリラックスさせることができる

オウム返しテクニックで相手の言葉を繰り返していると、相手は「自分の意見や要望が理解されている」錯覚し、リラックス状態に陥ります。
ここまで来てしまえばもはやこちらの主導権。

電話対応が苦手すぎるって人の中には「初めて話す相手だと緊張する…」って人が多いはず。
しかしそれは相手も同じで緊張している人がほとんど。
こんな状態の二人が話していても、いつまで経っても確認のある話にはなりにくかったりします。

ムードメーカーが好まれる理由

皆さんの周りにも話しているとなんとなく明るくなるっていうムードメーカー的な人もいるはず。
こういった人は周りをリラックスさせて和ませてくれるから自然と人が集まってくるし、人気がある。
逆にユーモアやムードを作れない人はなかなか他人と打ち解けることができず、コミュニケーションで苦労することが多々あるはず。

もし社会人の方で電話対応が苦手すぎるって人がいるならこういった人の電話を参考にしてみると案外、簡単に苦手意識がなくなることがあるもしれません。

電話対応におけるオウム返しテクニックの実践例【これで苦手意識を克服しよう】

それではオウム返しテクニックの実践例を見てみましょう。
次の例はビジネスシーンでよくありそうな一例です。

オウム返しの実践例

簡単な仕事でのシーンですが、皆さんもうお気付きのはず。
オウム返しテクニックでは言われたことに対して「オウム返し＋一言」だけでそれっぽくなります。

これをいろいろなシーンで応用していくことで電話でのコミュニケーションなんかは簡単に習得できるはずです。

他にも、相手が長く話している場合、要約して「つまり、〇〇だということですね」と返したり、相手の感情や意見に共感することで、さらに一歩進んだ電話対応にすることができます。

「電話対応が苦手すぎる…」っていう社会人ために電話対応の攻略法を解説しますのまとめ

本日の記事では、電話対応が苦手すぎるっていう社会人の方でも、オウム返しテクニックを活用することで、自分のコミュニケーションスキルを向上させ、相手との円滑な対話を実現させるための電話対応の攻略法を解説してきました。

最後に少しおさらいをしておきましょう。

電話対応におけるオウム返しテクニックとは？【これで苦手すぎる電話対応に終止符】

オウム返しテクニックは一つの手段に過ぎませんが、地道に練習することで、あなたのコミュニケーションスキルが向上し、ビジネスや日常生活でのストレスを減少させることができるでしょう。

是非、日常に取り入れてみてください。成功を祈っています。